事務管理業務
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①管理組合の会計の収入及び支出の調定
- 一 貴管理組合の収支予算案の素案の作成
- 二 貴管理組合の収支決算案の素案の作成
- 三 貴管理組合の収支状況の報告
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②出納業務
- 一 貴管理組合の組合員が貴管理組合に納入する管理費等の収納
- 二 管理費等滞納者に対する督促
- 三 通帳等の保管等
- 四 貴管理組合の経費の支払い
- 五 貴管理組合の会計に係る帳簿等の管理
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③マンションの維持又は修繕に関する企画又は実施の調整
- 一 貴マンションの長期修繕計画の見直しのため、管理事務を実施する上で把握した貴マンションの劣化等の状況に基づき、当該計画の修繕工事の内容、実施予定時期、工事の概算費用等に、改善の必要があると判断した場合には、書面をもって貴管理組合に助言する。
- 二 長期修繕計画案の作成業務及び建物・設備の劣化状況などを把握するための調査・診断を実施し、その結果に基づき行う当該計画の見直し業務を実施する場合は本契約とは別個の契約とする。
- 三 貴管理組合が貴マンションの維持又は修繕（大規模修繕を除く修繕又は保守点検等。）を外注により当社以外に行わせる場合の見積書の受理、発注補助、実施の確認を行う。
フロント業務
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①理事会支援業務
・組合員等の名簿の整備・・・甲の組合員等異動届に基づき、組合員及び賃借人等の氏名、連絡先（緊急連絡先を含む。）を記載した名簿を整備する。
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②理事会の開催、運営支援
- （１）．甲の理事会の開催日程等の調整
- （２）．甲の役員に対する理事会招集通知及び連絡
- （３）．甲の求めに応じた理事会議事に係る助言、資料の作成
- （４）．理事会議事録案の作成
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③甲の契約事務の処理
甲に代わって、甲が行うべき共用部分に係る損害保険契約、マンション内の駐車場等の使用契約、第三者との契約等に係る事務を行う。
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④総会支援業務
- （１）．甲の総会の開催日程等の調整
- （２）．甲の次年度の事業計画案の素案の作成
- （３）．総会会場の手配、招集通知及び議案書の配付
- （４）．組合員の出欠の集計等
- （５）．甲の求めに応じた総会議事に係る助言
- （６）．総会議事録案の作成
- ⑤管理組合・居住者の要望やクレームへの対応
- ⑥マンションへ巡回して建物や設備のチェック
- ⑦管理員・清掃員の指導
- ⑧マンション内のトラブル対応 ・・・等
管理員業務
- ①受付業務（居住者・来訪者との対応）
- ②点検業務（建物の巡回目視点検・照明器具点検電球交換）
- ③立会業務（設備点検業者の確認・災害事故時の処理）
- ④報告連絡業務（文書の掲示・配布・災害事故時の報告）
- ⑤清掃業務（エントランス・共用廊下階段・エレベーター等共用部の清掃）
設備保守点検業務
エレベーター・機械式駐車場・受水槽清掃・給排水設備点検・水質検査・消防設備点検・宅配ボックス・電気設備点検・・・等
緊急対応システム
- ・２４時間機械遠隔監視業務（非常火災・各設備異常への対応）
- ・２４時間緊急対応（一時対応業者による共用部・専有部の異常対応）
ポートハウジングサービスはフルタイム24時間体制
